Личная
эффективность
#РТПО
Адаптивность
Адаптивность – это способность быстро подстраиваться под новые условия и особенности работы, открытость к изменениям и готовность внедрять их в своей работе. Благодаря адаптивности, лидер не просто приспосабливается и эффективно действует в условиях неопределенности, но и сам создаёт изменения и запускает процессы, которые приводят к прорывным достижениям.
Работа с установками
В работе с внутренними установками особенно полезны инструменты рефрейминга – это метод нейролингвистического программирования, который помогает взглянуть на ситуацию с другой стороны, найти в проблеме возможности, побороть негативные установки и осознанно подойти к решению.
5 инструментов для работы с установками:
5 инструментов для работы с установками:
Изменение размеров фрейма. Мы помещаем событие или переживание в другой контекст, более широкий, или наоборот узкий. Это помогает посмотреть на ситуацию шире и найти новые решения. Например, ты узнал о резком изменении стратегических целей компании, и о том, что тебе нужно закрыть ряд проектов, надо которыми вы работали последний год всей командой. В моменте ты можешь испытывать злость, тревогу, чувство несправедливости: попробуй подвигать это событие по временной шкале твоей жизни. Посмотри на него через год, через 3 года, через 5 лет, что происходит с твоими эмоциями?
Изменение взгляда на ситуацию в основном заключается в том, что в негативных событиях или переживаниях мы находим положительные стороны. К примеру, ты ведёшь переговоры с требовательным клиентом: он постоянно вносит правки и тщательно проверяет документы, это отнимает много времени и сил. Однако можно предположить, что, если клиент прикладывает столько усилий, он настроен на долгосрочное сотрудничество и в будущем может стать надёжным партнёром.
Этот способ тоже является рефреймингом содержания, то есть позволяет найти положительные стороны и значительно упрощает процесс. Твой проект приостановили, зато у тебя будет больше времени и сил на другие проекты. У тебя большая нагрузка на работе, зато ты сможешь проявить себя и продвинуться по карьере.
Проблема или ситуация противопоставляется тому, что происходило с тобой в прошлом, или тому, что было с другими людьми, организациями. Этот способ помогает отойти от катастрофического мышления, когда любая проблема воспринимается как трагедия. Лучше всего проводить сравнение с собой в прошлом или, например, своей компанией, тогда ты сможешь не просто посмотреть на ситуацию со стороны, но и отметить свой прогресс. Например, твоя компания переживает кризис, и ты волнуешься, что она не сможет выстоять, но тут ты вспоминаешь, как находил решения в прошлом, хотя тогда ещё не имел своего сегодняшнего опыта и репутации.
Проблема формулируется с помощью слов с другой эмоциональной окраской: вместо «провала» можно сказать «неудача» или «ошибка», вместо «кризиса» – «переломный момент» или «затруднение». Такой приём помогает перенести фокус внимания с эмоционального переживания на поиск решения.
Как развивать адаптивность
- 1Взращивай в себе новые привычкиНачни выполнять привычные вещи по-новому, чтобы максимально освободить себя от наработанных годами автоматизмов. Можно начать с бытовых ситуаций: приготовление завтрака, дорога до работы, физические упражнения в спортзале, алгоритм уборки. Задай себе вопрос: как это можно сделать иначе? Дальше находи, что можно перестроить в своей рабочей деятельности: управление графиком рабочего дня, взаимодействие с командой, формат регулярных собраний и т. д.
- 2РискуйПрогресс в условиях неопределённости не достигается без определённой доли риска. Начни с минимальных изменений, чтобы сократить влияние рисковых ситуаций на своё внутреннее состояние и личную эффективность. Например, попробуй увеличить объём поставленной задачи и уменьшить срок её выполнения. На первый взгляд это покажется маловозможным, но в такой стрессовой ситуации ты начнёшь думать иначе и будешь искать новые способы решения. Достаточно начать с малого, постепенно увеличивая планку, и скоро ты увидишь, что с большой лёгкостью приспосабливаешься к изменениям.
- 3Наблюдай и анализируй все изменения в твоей бизнес средеРегулярно анализируй свою бизнес-среду и смежные направления на предмет ключевых трендов, изменений, нововведений. Анализируй, что тебе нужно узнать, чему новому научиться, чтобы быть готовым к происходящим переменам на два шага вперёд. В какой-то момент в такой практике ты начнёшь опережать конкурентов, гибко и оперативно реагировать на изменения внешней среды.
- 4Окружай себя прогрессивными людьмиПисатель Генри Клауд в своей книге «Сила других. Окружение определяет нас» подробно объясняет, как даже малознакомые люди могут влиять на наши взгляды. Чем больше ты общаешься с людьми с открытыми взглядами, легко подстраивающимися под изменения внешней среды, тем сильнее расширяется твоя картина мира.
- 5Постоянно осваивай новые навыкиЧеловеческий мозг обладает уникальной особенностью — гибкостью и пластичностью. Она в свою очередь обеспечивается через постоянное развитие, благодаря которому образуются новые нейронные связи и поведенческие паттерны. Мощный скачок в этом направлении позволит тебе сделать погружение в новые экспертные области. Например, если ты гуманитарий, попробуй начать изучать программирование. Если тебе сложно красочно и виртуозно излагать свои мысли, запишись на курсы по писательскому мастерству. Создавай для себя ситуации, в которых придётся выйти за пределы привычных способов поведения и реагирования.
- 6Реже пользуйся навигаторомЕсли тебе нужно найти новый адрес, постарайся ориентироваться в новом месте без навигатора, который указывает путь. Запомни фотографию этого места, вход, ориентируйся по названиям улиц и номерам домов. Так ты сможешь развить пространственное мышление.
- 7Разрабатывай поведенческие алгоритмыПродумывай несколько сценариев развития событий и план действий для каждого из них. Безусловно, в реальной ситуации ты можешь действовать совсем иначе, однако, таким способом ты приучаешь свой мозг думать вариативно и просчитывать все возможные риски, а у тебя укрепится чувство уверенности в том, что ты способен найти решение в любых обстоятельствах.
Золотые правила адаптивности
Умение адаптироваться к изменениям, безусловно, важный навык, но на должности руководителя этого недостаточно. Для эффективной работы важно, чтобы вся команда приняла изменения. Далее ты познакомишься с золотыми правилами, которые помогут тебе внедрить изменения в своей команде.
Выбери минимум один из способов развития адаптивности и примени его в своей деятельности. После вернись и опиши результат и вывод:
Выбери минимум один из способов развития адаптивности и примени его в своей деятельности. После вернись и опиши результат и вывод:
Во времена неопределённости особенно важна постоянная, тщательно выстроенная коммуникация с сотрудниками. Чем масштабнее изменения, тем выше роль такого непрерывного и прозрачного диалога. Будь максимально честен и готов ответить на всё, даже самые неудобные вопросы. Это поможет укрепить к тебе доверие со стороны команды и успешно пройти через любую трансформацию без потери уровня вовлечённости.
Эффективно каскадировать изменения тебе поможет команда сотрудников, которые уже приняли для себя необходимость внедряемых перемен и готовы стать драйверами для их внедрения. Ведь лучше всего о пользе перемен сотрудникам расскажут их ближайшие коллеги.
Если сотрудники принимают непосредственное участие в процессе изменений, помогают их планировать и внедрять, это всегда резко повышает уровень принятия любых нововведений. Чем раньше ты вовлечёшь сотрудников в процесс трансформации, тем меньше сопротивления получишь от них.
Если внимательно изучить опыт небольших стартапов, которые перевернули индустрию за последние 20 лет, можно отметить одну общую черту: в таких компаниях ошибками гордятся точно так же, как и успехами. Лидерам команд особенно важно создавать атмосферу принятия ошибок и открытости к новому. В период непрерывных изменений и трансформации, когда периодически возникают ситуации и вызовы, с которыми никто ещё в бизнесе не сталкивался, не допускать ошибок просто невозможно. Важно, уметь эти ошибки перерабатывать в опыт и не допускать их повторения в будущем. Такой навык можно назвать «обучающая гибкость» – готовность и способность учиться на собственном опыте и применять полученные знания для достижения лучших результатов в сложных и постоянно изменяющихся условиях.
Неизвестность неизбежно вызывает стресс. Мы боимся перемен, потому что, решаясь на них, мы сильно рискуем, ведь результат непредсказуем, а значит это зона, в которой мы просто теряем контроль над ситуацией. Неопределённость контролировать невозможно, а беспокойство и сопротивление могут только усугубить положение дел. Но вот осознание того, что с тобой происходит, поможет значительно снизить боль от перемен. Поэтому, чтобы решиться на перемены, нужно быть в контакте со своими эмоциями и страхами, которые управляют тобой и могут помешать этому процессу. Для этого, оказавшись в ситуации неопределённости, в первую очередь начни осознавать и рационализировать, что с тобой происходит – что ты чувствуешь? Как эти чувства влияют на твои ощущения? Что происходит с твоими мыслями? Этот способ ты можешь применять как для борьбы со своими тревожностями, так и с тревожностями членов команды.
Результативность
Результативность — это показатель, отражающий отношение фактического результата к плановому.
Первое, что оказывает влияние на результативность— это установки, которые могут быть эффективными или неэффективными.
Например:
Эффективные:
• Да, ошибки встречаются у всех, но если подходить к делу ответственно, можно уменьшить их число.
• Ответственность у сотрудников можно развить.
• Сотрудникам можно и нужно доверять, так они больше берут ответственности за свои задачи.
• Всегда в коллективе есть люди, которые готовы развиваться, брать на себя больше ответственности.
Неэффективные:
Например:
Эффективные:
• Да, ошибки встречаются у всех, но если подходить к делу ответственно, можно уменьшить их число.
• Ответственность у сотрудников можно развить.
• Сотрудникам можно и нужно доверять, так они больше берут ответственности за свои задачи.
• Всегда в коллективе есть люди, которые готовы развиваться, брать на себя больше ответственности.
Неэффективные:
- Невозможно сделать все задачи качественно. Либо качество, либо количество.
- У всех бывают ошибки, поэтому нужно расслабиться и не обращать внимание на критику.
- Как не контролируй, все задачи выполнить не успеешь.
- Чем лучше делаешь, тем больше шансов не успеть в срок.
- Ответственных сотрудников не бывает.
- Сотрудников нужно постоянно контролировать.
- Ответственность невозможно развить.
- Если хочешь что-то сделать хорошо— сделай это сам.
Личная результативность
Разберём, каким образом позиция ответственности при выполнении задач влияет на конечный результат. Первое с чего мы начнём – это понятия «над чертой» и «под чертой».
Над чертой: чтобы оказаться «над чертой» и не искать виноватых, тебе придётся подняться по ступеням к ответственности, пройдя через восприятие, причастность, решение и действие.
Первая ступень — Восприятие — включает осознание и принятие всей реальности ситуации. Как вскоре ты увидишь, этот шаг представляется наиболее трудным, потому что большинству из нас сложно провести честную самооценку и признать, что можно сделать гораздо больше для получения результата.
Вторая ступень — Причастность — означает принятие своей ответственности за опыт и реальность, которые ты создаёшь для себя и других. Благодаря этому шагу, ты прокладываешь путь к действию.
Третья ступень — Решение — ведёт к изменению реальной ситуации через поиск и реализацию решений, о которых ты, возможно, и не думал прежде, одновременно помогая избежать искушения снова оказаться "Под чертой" при возникновении препятствий.
Четвёртая ступень — Действие — предусматривает, что ты самоотверженно и смело будешь следовать принятым решениям, даже если они связаны с высоким риском. В конечном счёте, благодаря этим четырём ступеням, здравый смысл поможет подняться «над чертой».
Первая ступень — Восприятие — включает осознание и принятие всей реальности ситуации. Как вскоре ты увидишь, этот шаг представляется наиболее трудным, потому что большинству из нас сложно провести честную самооценку и признать, что можно сделать гораздо больше для получения результата.
Вторая ступень — Причастность — означает принятие своей ответственности за опыт и реальность, которые ты создаёшь для себя и других. Благодаря этому шагу, ты прокладываешь путь к действию.
Третья ступень — Решение — ведёт к изменению реальной ситуации через поиск и реализацию решений, о которых ты, возможно, и не думал прежде, одновременно помогая избежать искушения снова оказаться "Под чертой" при возникновении препятствий.
Четвёртая ступень — Действие — предусматривает, что ты самоотверженно и смело будешь следовать принятым решениям, даже если они связаны с высоким риском. В конечном счёте, благодаря этим четырём ступеням, здравый смысл поможет подняться «над чертой».
Под чертой: все мы в тот или иной момент поддаёмся желанию снять с себя ответственность с помощью оправданий: «Мне не хватило времени», «Если бы у нас были ресурсы», «График слишком плотный», «Это не моя работа», «Виноват руководитель», «Я не знал», «Конкуренты нас перехитрили», «Сложная экономическая ситуация», «Завтра будет лучше» (см рисунок – фразы на треугольниках). Какой бы ни была формулировка, все наши объяснения сосредоточены на том, «почему этого нельзя сделать», а не на том, «что ещё я могу сделать».
Результативность команды
Одно дело, когда мы стремимся к личной высокой результативности, и совсем другое, когда мы её ждём от своих команд.
Что поможет повысить результативность команды?
Что поможет повысить результативность команды?
- Грамотная постановка цели
- Рациональное применение ресурсов
- Правильная расстановка приоритетов
- Чёткое и поэтапное планирование
- Сосредоточенность и концентрация внимания
- Умение делегировать обязанности
Далее ты познакомишься с инструментами, которые помогут тебе выполнять эти пункты в работе со своей командой.
Золотые правила высокой результативности
- 1Ставь цели правильноЧтобы достичь цели, сначала нужно правильно её сформулировать. Например, используй алгоритм SMART.
- 2Забудь о многозадачностиДелать несколько вещей одновременно можно, но вряд ли ты добьёшься хороших результатов. Многочисленные исследования доказали, что многозадачность снижает эффективность работы. Ты получаешь лишь чувство удовлетворения, которое длится недолго и сменяется выгоранием. Привыкай и приучай коллег делать задачи последовательно, и эффективность только возрастёт.
- 3Используй календари вместо to-do-листовПланирование дел прямо в календаре поможет отличить намерение что-то сделать от обязательства приступить к конкретной задаче в определённый момент времени.
- 4Попроси обратную связьНе оценивай себя строго — пригласи кого-нибудь объективно оценить работу. Предоставляй обратную связь участникам своей команды.
- 5Обращайся за помощьюНе надейся сделать большое дело в одиночку. Если нужна помощь — попроси её. Взвалить на себя сложную задачу и тянуть её самому — это не повод для гордости, а скорее глупость. Пойми, что ты работаешь на результат, и ради него не пренебрегай опытом и советами других. Аналогично поступай и с сотрудниками своей команды.
Выводы:
Результативность является одним из самых важных показателей нашей работы. Мы можем быть очень талантливыми, образованными, уметь много всего, но всё это не важно, если нет результата. Изученные инструменты помогут тебе повысить результативность своей команды.
Результативность является одним из самых важных показателей нашей работы. Мы можем быть очень талантливыми, образованными, уметь много всего, но всё это не важно, если нет результата. Изученные инструменты помогут тебе повысить результативность своей команды.
Приоритизация
Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными.
Иногда нам кажется, что нам не хватает времени на выполнение задач.
Зачастую это происходит из-за того, что мы не расставляем приоритеты и хотим выполнить сами все задачи. Если внимательно рассмотреть все свои задачи и оценить по критериям важности и срочности, то можно убедиться, что не всегда выполняются действительно важные задачи.
Далее ты найдёшь инструменты приоритизации, для начала посмотри на установки и попробуй найти их у себя.
Зачастую это происходит из-за того, что мы не расставляем приоритеты и хотим выполнить сами все задачи. Если внимательно рассмотреть все свои задачи и оценить по критериям важности и срочности, то можно убедиться, что не всегда выполняются действительно важные задачи.
Далее ты найдёшь инструменты приоритизации, для начала посмотри на установки и попробуй найти их у себя.
• Как не планируй, времени на всё не хватит.
• Использование инструментов планирования занимает больше времени, чем просто выполнение работы.
• Чтобы всё успеть, в сутках должно быть на пару часов больше.
• Использование инструментов планирования занимает больше времени, чем просто выполнение работы.
• Чтобы всё успеть, в сутках должно быть на пару часов больше.
• Если я научусь использовать инструменты приоритизации, моя работа будет более эффективна.
• С помощью расстановки приоритетов можно выполнить работу быстрее и эффективнее.
• Я могу повысить свою эффективность работы и научить других использовать инструменты тайм-менеджмента.
• С помощью расстановки приоритетов можно выполнить работу быстрее и эффективнее.
• Я могу повысить свою эффективность работы и научить других использовать инструменты тайм-менеджмента.
АВС-анализ
Данный метод заключается в классификации заданий на три группы по двум параметрам: срочность и важность.
Проранжируй задачи в соответствии с их приоритетностью, используя три уровня приоритетности – А (высокий приоритет), В (средний приоритет), С (низкий приоритет):
C
B
А
Высокая степень приоритетности. Задания, относящиеся к этой категории, являются и срочными, и важными. Это именно те 20% дел, которые принесут вам 80% результата. Задания из группы «А» являются основными и нуждаются в повышенном внимании, их необходимо выполнять самостоятельно и без промедлений.
группа
Cредняя степень приоритетности. Задания из этой группы или срочные, или важные. Выполняются во вторую очередь или могут быть делегированы другим сотрудникам или подчинённым, так как отвечают лишь одному из критериев.
группа
Низкая степень приоритетности. Наименее срочные и наименее важные задачи.
Если ты не выполнишь их в течение недели, это никак не повлияет на твою результативность.
Если ты не выполнишь их в течение недели, это никак не повлияет на твою результативность.
группа
A - важнейшие задачи составляют 15% общего количества дел, их значимость (вклад в достижение цели) - составляет 65%.
B - важные задачи 20% общего числа и 20% значимости.
C - менее важные задачи составляют 65% общего числа, но имеют незначительную долю - 15% в общей «стоимости» дел.
B - важные задачи 20% общего числа и 20% значимости.
C - менее важные задачи составляют 65% общего числа, но имеют незначительную долю - 15% в общей «стоимости» дел.
Золотые правила приоритизации
- 1Начинай и заканчивай день с планированияПервым делом с утра составь список задач на день и расставь приоритеты. В конце дня вычеркни, что сделал. Если не успел выполнить всё запланированное, проанализируй: возможно, ты запланировал слишком много, а, возможно, ты отвлекался на незначительные дела. На следующий день откорректируй свой план.
- 2Фильтруй информациюВ век информационных технологий нас со всех сторон атакуют огромные потоки информации. И поэтому неотъемлемый элемент системы управления временем – это очищение своего информационного пространства.
Выдели время и наведи порядок в электронной почте. Отпишись от ненужных рассылок и аккаунтов. Удали из телефона лишние приложения и отключай уведомления на время работы. Дома же, напротив, фильтруй служебные звонки и всё, что может подождать до начала рабочего дня. - 3Избавляйся от «пожирателей времени»Поверь, эти коварные «пожиратели времени» есть у каждого из нас. Важно избавиться от того, что регулярно отнимает наше время. Сколько времени утром ты потратил на поиск ключей, потому что вчера не положил их на своё место? А сколько раз ты опаздывал на работу или учёбу, потому что не подготовили накануне одежду, а спросонья это занимает намного больше времени? Сколько времени искал на рабочем столе бумажку с нужным номером телефона, потому что не записал его в ежедневник?
Безжалостно искореняй такие моменты, и ты увидишь, как улучшается твоя организация времени.
